Datenschutzerklärung

Datenschutzinformation der astora GmbH & Co. KG nach Art. 13 und 21 DSGVO

Die nachfolgenden Informationen beschreiben, wie und zu welchem Zweck die astora GmbH & Co. KG, Wilhelmshöher Allee 239, 34121 Kassel, Deutschland (nachfolgend auch: „astora“ oder „wir“) personenbezogene Daten ihrer Geschäftspartner und deren Mitarbeiter verarbeitet.

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:

astora GmbH & Co. KG
Wilhelmshöher Allee 239
34121 Kassel
Telefon +49 561 99858 3333
Fax: +49 561 99858 1436
E-Mail: datenschutz@astora.de

2. Art der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten die nachfolgend aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Kategorien personenbezogener Daten, die wir von unseren Geschäftspartnern und ihren Mitarbeitern erhalten:

  • Stammdaten (z.B. Name, Vorname, Titel, Funktion/Position im Unternehmen, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Mobilfunknummer, geschäftliche Faxnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse)
  • Kommunikationsdaten (z.B. Inhalte von Kontaktanfragen, Gesprächsprotokolle)
  • Technische Nutzungsdaten bei Kommunikation per E-Mail und Telefon
  • Dokumentation von Geschäftsvorfällen
  • Sprachaufzeichnungen bei Anrufen / Kundentransaktionen
  • Reisedaten und Präferenzen hinsichtlich Essens im Rahmen von Veranstaltungen
  • Erklärungen zum Datenschutz (Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten, Geltendmachung von datenschutzrechtlichen Ansprüchen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenportabilität einschließlich der Informationen, die Sie uns in diesem Zusammenhang übermitteln)

3. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange wie es für den jeweils unten aufgeführten Verarbeitungszweck erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den einschlägigen Regelungen zum Datenschutz, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung

  • zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. (b) DSGVO),
  • zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. (f) DSGVO),
  • aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. (a) DSGVO) und/oder
  • aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO).

Im Einzelnen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke und auf der jeweils genannten Rechtsgrundlage:

 

Zweck / berechtigtes Interesse Verarbeitete Daten oder Datenkategorien Rechtsgrundlage
Verwaltung der Geschäftspartner und Ansprechpartner bei den Geschäftspartnern zum Zwecke der Kommunikation und zur Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung (Kundenbetreuung, Leadgenerierung) Stammdaten; Dokumentation von Geschäftsvorfällen; Kommunikationsdaten° (z.B. Inhalte von Kontaktanfragen, Gesprächsprotokolle) Art. 6 (1) lit. (b), (f) DSGVO
Direktmarketing und Direktwerbung° (z.B. zur Information unserer Kunden über unsere Produkte und Dienstleistungen per Newsletter) Stammdaten Art. 6 (1) lit. (a), (f) DSGVO
Veranstaltungen für Kunden und mit Kunden (z.B. Messen) Stammdaten, Reisedaten und Präferenzen hinsichtlich Essens im Rahmen von Veranstaltungen Art. 6 (1) lit. (a), (b), (f) DSGVO
Qualitätssicherung und Nachweis Geschäftsabschlüsse Sprachaufzeichnungen bei Anrufen / Kundentransaktionen Art. 6 lit.(a), (f) DSGVO
Verfolgung, Geltendmachung von oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche Stammdaten; alle Daten oder Kategorien von Daten, die für den jeweils in Frage stehenden Anspruch relevant sind. Art. 6 (1) lit. (f) DSGVO
Verwaltung von Einwilligungen und Widersprüchen (Verwaltung von Einwilligungs- und Widerrufserklärungen sowie von Widersprüchen gegen die Datenverarbeitung) Stammdaten, Erklärungen der betroffenen Personen Art. 6 (1) lit. (c) DSGVO
Verwaltung der von betroffenen Personen geltend gemachten Ansprüche (Geltendmachung von Ansprüchen der betroffenen Person auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenverarbeitung und Datenportabilität) Stammdaten, Erklärungen der betroffenen Personen, alle Daten oder Datenkategorien, die Gegenstand des Verlangens sind.. Art. 6 (1) lit. (c) DSGVO

 

 

5 Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Die personenbezogenen Daten können an die nachfolgend genannten Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:

5.1 Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 4 Nr. 8, 28 DSGVO). Dazu gehören Dienstleister in den Bereichen IT und Telekommunikation.

5.2 Verantwortliche

Soweit wir aufgrund vertraglicher oder gesetzlicher Bestimmungen oder aufgrund einer Einwilligung dazu befugt sind, geben wir im Rahmen der mit dem Auftraggeber bestehenden Geschäftsbeziehung die oben genannten personenbezogenen Daten auch an andere Unternehmen weiter, die die Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

  • Gazprom Germania GmbH
  • Wingas Sales GmbH
  • Wingas Holding GmbH
  • Gazprom Marketing & Trading Ltd

6. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Wir übermitteln die oben genannten personenbezogenen Daten in die folgenden Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) bzw. internationale Organisationen:

  • PAO Gazprom (Russische Föderation)
  • OOO Gazprom Export (Russische Föderation)

Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit in dem jeweiligen Drittstaat ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist (Art. 45 DSGVO), geeignete Garantien (vgl. Art. 46 DSGVO) oder eine anderweitige gesetzliche Erlaubnis besteht (vgl. Art. 49 DSGVO).

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrags ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden müssen.

8. Automatische Entscheidungsfindung und Profiling

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling.

9. Rechte der betroffenen Person

9.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen wenden.

9.2 Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. (f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die in Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen gerichtet werden. Andere Kosten als die Übermittlungskosten nach Basistarif entstehen Ihnen hierfür nicht.

9.3 Widerruf einer Einwilligung

Wenn Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, so können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Bitte richten Sie den Widerruf der Einwilligung an die in Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen.

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, insbesondere gegen die DSGVO verstößt.

Die Anschrift der für astora zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Der Hessische Datenschutzbeauftragte (HDSB), Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de, Tel.: +49 611 1408 – 0, Fax: +49 611 1408 - 900