Datenschutzinformation für Geschäftspartner der astora GmbH nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO
Stand: August 2022
Die nachfolgenden Informationen beschreiben, wie und zu welchem Zweck die astora GmbH, Karthäuserstraße 4, 34117 Kassel (nachfolgend auch „Wir“) personenbezogene Daten ihrer Geschäftspartner und deren Mitarbeiter verarbeitet.
1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
astora GmbH
Karthäuserstraße 4
34117 Kassel
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Datenschutzbeauftragter, bzw. unter datenschutz@astora.de.
2. Art der verarbeiteten Daten
Wir verarbeiten die nachfolgend aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Kategorien personenbezogener Daten, die wir von Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhalten:
• Stammdaten (Name, Vorname, Titel, Funktion/Position im Unternehmen, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Mobilfunknummer, geschäftliche Faxnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse) oder die Daten, die Sie an uns auf der Visitenkarte übergeben,
- Kommunikationsdaten (Inhalte von Kontaktanfragen, Gesprächsprotokolle),
- Technische Nutzungsdaten bei Kommunikation per E-Mail und Telefon,
- Dokumentation von Geschäftsvorfällen,
- Reisedaten und freiwillige Angaben zu Speisepräferenzen im Rahmen von Veranstaltungen,
- Andere Daten im Zusammenhang mit Veranstaltungen, zu welchen wir Sie einladen,
- Erklärungen zum Datenschutz (Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten, Geltendmachung von datenschutzrechtlichen Ansprüchen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenportabilität einschließlich der Informationen, die Sie uns in diesem Zusammenhang übermitteln).
3. Dauer der Datenspeicherung
Die verarbeiteten Daten unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich aus nationalen gesetzlichen Bestimmungen, häufig aus steuer-, arbeits- und gesellschaftsrechtlichen Vorschriften ergeben. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den nationalen gesetzlichen Verjährungsfristen.
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den einschlägigen Regelungen zum Datenschutz, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTSG).
Im Einzelnen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke und auf der jeweils genannten Rechtsgrundlage:
Zweck / Berechtigtes Interesse | Verarbeitete Daten oder Datenkategorien | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
Verwaltung der Geschäftspartner und Ansprechpartner bei den Geschäftspartnern zum Zwecke der Kommunikation und zur Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung | Stammdaten; Dokumentation von Geschäftsvorfällen; Kommunikationsdaten (z.B. Inhalte von Kontaktanfragen, Gesprächsprotokolle)
| Art. 6 (1) lit. b, f DSGVO |
Veranstaltungen für Geschäftspartner, Einladungs- und Gästemanagement, Besuchererfassung in der Betriebskantine | Stammdaten, Reisedaten und Präferenzen hinsichtlich Essen im Rahmen von Veranstaltungen, Kontaktdaten von Begleitpersonen, Kfz-Kennzeichen bei Besuchsanmeldung mit Pkw | Art. 6 (1) lit. a, b, f DSGVO |
Verfolgung, Geltendmachung von oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche | Stammdaten; alle Daten oder Kategorien von Daten, die für den jeweils in Frage stehenden Anspruch relevant sind. | Art. 6 (1) lit. f DSGVO |
Verwaltung von Einwilligungen und Widersprüchen (Verwaltung von Einwilligungs- und Widerrufserklärungen sowie von Widersprüchen gegen die Datenverarbeitung) | Stammdaten, Erklärungen der betroffenen Personen | Art. 6 (1) lit. a DSGVO |
Verwaltung der von betroffenen Personen geltend gemachten Ansprüchen (Geltendmachung von Ansprüchen der betroffenen Person auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenverarbeitung und Datenportabilität) | Stammdaten, Erklärungen der betroffenen Personen, alle Daten oder Datenkategorien, die Gegenstand des Verlangens sind. | Art. 6 (1) lit. c DSGVO |
Effektive Durchführung von Online-Meetings; Durchführung von Meetings im Rahmen von Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung via Zoom/MS-Teams /Skype | Stammdaten, geschäftliche Emailadresse, IP-Adresse, Browserdaten, Foto (optional), Telefonnummer (optional) | Art. 6 (1) lit. b, f DSGVO |
5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
Ihre personenbezogenen Daten können an die nachfolgend genannten Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:
5.1 Auftragsverarbeiter
Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 4 Nr. 8, 28 DSGVO). Dazu gehören Dienstleister in den Bereichen IT, Telekommunikation und Business Services.
5.2 Weitergabe an Dritte
Außer in den genannten Fällen einer Auftragsverarbeitung geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiter, wenn:
- Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben;
- dies gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist,
- für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
6. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Übermittlung von Ihren personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation, findet nur statt, wenn dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung notwendig ist und die Voraussetzungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten in die folgenden Drittländer (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR): Vereinigtes Königreich.
Wir übermitteln ihre personenbezogenen Daten nur, wenn
- durch den Empfänger ausreichend Garantien nach Art. 46 DSGVO für den Schutz der personenbezogenen Daten geboten werden,
- Sie in die Übermittlung, nach den wir Sie über die Risiken informiert haben, nach Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO ausdrücklich zugestimmt haben,
- die Übermittlung erforderlich ist, für die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen zwischen Ihnen und uns
- oder eine andere Ausnahme aus Art. 49 DSGVO greift.
Garantien nach Art. 46 DSGVO können sogenannte Standardvertragsklauseln sein. In diesen Standardvertragsklauseln versichert der Empfänger die Daten hinreichend zu schützen und so ein mit der DSGVO vergleichbare Schutzniveau zu gewährleisten.
7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrags ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden müssen.
Für andere Konstellationen innerhalb unserer Geschäftsbeziehung besteht nur dann eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten, wenn dies für diesen speziellen Zweck unbedingt erforderlich ist.
8. Automatische Entscheidungsfindung und Profiling
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling.
9. Rechte der betroffenen Person
9.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen wenden.
9.2 Widerspruchsrecht nach Art. 21 (DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die in Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen gerichtet werden. Andere Kosten als die Übermittlungskosten nach Basistarif entstehen Ihnen hierfür nicht.
9.3 Widerruf einer Einwilligung
Wenn Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, so können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Bitte richten Sie den Widerruf der Einwilligung an die in Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannte Stelle.
10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, insbesondere gegen die DSGVO verstößt. Sie haben die Wahl sich in diesem Fall an die Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder der Ort des mutmaßlichen Verstoßes, zu wenden. Unabhängig von vorgenanntem Beschwerderecht nehmen wir auch Ihr Anliegen selbst entgegen (Kontaktdaten siehe Ziff. 1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten).