Datenschutzinformation für Bewerbende der astora GmbH nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO
Stand: Januar 2023
Die nachfolgenden Informationen beschreiben, wie und zu welchem Zweck die astora GmbH (nachfolgend auch „wir“) personenbezogene Daten ihrer Bewerber*innen verarbeitet.
Aus Gründen der vereinfachten Lesbarkeit wird im Folgenden nur die männliche Schreibweise verwendet. Gemeint ist ausdrücklich die weibliche, männliche und geschlechtsneutrale Form.
Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten
Verantwortlich im Sinne von Artikel 4 Nr. 7 für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
astora GmbH, Personalabteilung, Karthäuserstraße 4, 34117 Kassel, Deutschland
Telefon: +49 561 99858-3333
E-Mail: personal@astora.de
Den Datenschutzbeauftragten der astora GmbH/unser Datenschutzteam erreichen Sie unter den folgenden Kontaktdaten:
astora GmbH, Datenschutz, Karthäuserstraße 4, 34117 Kassel, Deutschland
E-Mail: datenschutz@astora.de
2. Art der verarbeiteten Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung, sofern Sie uns diese personenbezogenen Daten mit Ihren Bewerbungsunterlagen oder im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen.
Die Datenverarbeitung umfasst folgende Kategorien personenbezogener Daten, wenn diese für die in Abschnitt 4 genannten Zwecke notwendig sind:
- Stammdaten (z. B. Titel, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postleitzahl und Ort),
- Bewerbungsdaten (z.B. Informationen über frühere Tätigkeiten in der Gruppe, Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellung),
- Besondere Datenkategorien (Artikel 9 DSGVO), die Sie freiwillig mit Ihrer Bewerbung angeben,
- Daten zu Ihrer Ausbildung,
- Daten über Ihre außerberuflichen Interessen,
- Andere Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig zur Verfügung stellen, z. B. Daten, die in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder in den Arbeitszeugnissen enthalten sind,
- Kommunikationsdaten: Inhalte zu persönlichen, E-Mail- oder Telefongesprächen und andere Daten, die sich ergeben, wenn wir mit Ihnen Daten austauschen (z.B. bei Rückfragen, wenn Sie das Kontaktformular nutzen, etc.),
- Daten darüber, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind, oder gegebenenfalls Name und Daten der Berufsmesse, über die Sie uns kontaktiert haben,
- Daten darüber, wer Sie empfohlen hat, im Falle des internen Empfehlungsprogramms, bei dem Beschäftigte andere Beschäftigte vorschlagen können,
- Daten, die anfallen, soweit IT-Systeme das Bewerbungsverfahren unterstützen (z.B. Spracheinstellungen, allgemeine Einstellungen, technisch notwendige Cookies),
- Erklärungen zum Datenschutz:
- Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten,
- Erklärungen über den Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung,
- Einspruchserklärungen gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten,
- Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit, einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte zur Verfügung stellen,
- Interne Bewerbernummer,
- Stellennummer (falls zutreffend).
Zusätzlich können wir, wenn zutreffend für die ausgeschriebene Stelle und erforderlich laut der nationalen Gesetzgebung, auch andere Daten verarbeiten:
- Testergebnisse und/oder Zertifikate (z. B. Sehtest, polizeiliches Führungszeugnis).
In der Regel verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten, die wir von Dritten erhalten haben. Wenn wir jedoch mit Dritten, z.B. Headhuntern und Personalvermittlungsagenturen, zusammenarbeiten, stellen uns diese Ihre Bewerberdaten zur Verfügung.
Stellenportale von Drittanbietern und Social-Media Plattformen annoncieren oft unsere Stellenangebote, in dem sie diese eigenständig von unseren Unternehmenswebseiten oder Webseiten Dritter (z.B. Stellenportale) auslesen und auf ihren Plattformen verlinken. Beachten Sie bitte, dass Sie über diese Plattformen direkt in unser Bewerber-Management-System gelangen und dort Ihre Bewerbungsunterlagen hochladen können. Die Social-Media Plattformen stehen in keinem Dienstleistungsverhältnis zu uns.
3. Dauer der Datenspeicherung
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten für die erforderliche Dauer des Bewerbungsverfahrens. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Endet der Bewerbungsprozess ohne eine Einstellung, werden Ihre Daten und Bewerbungsunterlagen binnen 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Über die Löschung werden Sie nicht gesondert informiert.
In Papierform eingereichte Bewerbungsunterlagen werden, direkt nach dem Eingang, an Sie zurückgeschickt, da unser Bewerbungsprozess ausschließlich digital abläuft.
Erfolgt am Ende des Bewerbungsprozesses eine Einstellung, werden sowohl Ihre personenbezogenen Daten als auch Ihre Bewerbungsunterlagen für die Anfertigung des Arbeitsvertrages verwendet und anschließend in Ihre Personalakte aufgenommen.
Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn und soweit das Gesetz dies vorsieht, beispielsweise zur Verteidigung von Rechtsansprüchen innerhalb der jeweiligen Verjährungsfristen. Die exakten gesetzlichen Regelungen ergeben sich wiederum aus der jeweils einschlägigen Rechtsordnung des Landes des verarbeitenden Unternehmens gemäß Ziffer 1.
4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der nationalen Datenschutzgesetze. Grundsätzlich sind die Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten, die folgenden:
- Verarbeitung von Daten, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, also zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- zur Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),
- nach Ihrer vorherigen Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und/oder
- zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Wenn Sie uns besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9 DSGVO zur Verfügung stellen, erfolgt die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zwecks Ausübung der aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte und Pflichten.
Im Einzelnen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke und auf der jeweils angegebenen Rechtsgrundlage:
- Bewerbungsverfahren und Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit Ihnen
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Stammdaten; Bewerbungsdaten; Daten darüber, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind; Daten über Ihre Ausbildung; Daten über Ihre außerberuflichen Interessen; sonstige Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig zur Verfügung stellen; Kommunikationsdaten
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; §26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) - Bei Abschluss eines Arbeitsvertrages mit uns: Übertragung der Daten in die Personalakte der betroffenen Person. Dies dient als Überprüfung auf Missbrauch und als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung der betroffenen Person.
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Stammdaten; Bewerbungsdaten; Daten darüber, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind; Daten über Ihre Ausbildung; Daten über Ihre außerberuflichen Interessen; sonstige Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig zur Verfügung stellen; Kommunikationsdaten
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO - Geltendmachung der Rechtsansprüche und Verteidigung gegen Rechtsstreitigkeiten
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Stammdaten; alle personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Rechtsanspruchs oder Rechtsstreits sind
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Verwaltung von Einwilligungs- und Widerrufserklärungen in Bezug auf den Datenschutz
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Stammdaten, Erklärungen zum Datenschutz
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. a und c DSGVO - Widerspruchsverwaltung (Verwaltung von Widersprüchen im Zusammenhang mit Datenschutzangelegenheiten)
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Stammdaten, Erklärungen zum Datenschutz
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Verwaltung der Rechte der betroffenen Personen (Bearbeitung der Anträge der betroffenen Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und der Datenübertragbarkeit, um die Datenschutzrechte der betroffenen Personen zu auszuüben.)
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Alle Daten oder Datenkategorien, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Verwaltung des Zugangs zu unserem Rekrutierungsportal
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Protokollierung von Daten für Sicherheitsmaßnahmen und Gewährleistung geeigneter Maßnahmen zur Sicherung Ihrer Daten
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Gemeinsame Nutzung personenbezogener Daten innerhalb der Gruppe für interne Verwaltungszwecke
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: IT- und HR-Daten, sofern es sich um Shared Services handelt
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 48 - Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen, um uns ein vollständigeres Bild Ihres Profils zu geben
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Alle sensiblen Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, gegebenenfalls Artikel 9 DSGVO - Datenverarbeitung im Rahmen der nationalen Gesetzgebung
Verarbeitete Daten oder Datenkategorien: Weitere Datenverarbeitung im Rahmen der nationalen Gesetzgebung
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO
5. Cookies auf der Website des Bewerber-Management-Systems
Unser Bewerbungsmanagement findet ausschließlich elektronisch mithilfe eines Bewerber-Management-Systems statt. Sie erreichen das Bewerber-Management-System über einen Link auf der Stellenausschreibung und/oder über unsere Unternehmenswebseite.
Wir setzen auf unserer Website des Bewerber-Management-Systems sogenannte Cookies oder ähnliche Funktionen ein, um unsere Website technisch bereitzustellen. Wir stützen die Verarbeitung Ihrer Daten durch die eingesetzten Cookies zu den vorgenannten technisch erforderlichen Zwecken gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO auf unser berechtigtes Interesse, welches als berechtigt im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen ist.
6. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger und Empfängerkategorien weitergegeben werden:
Intern wird der Zugang zu Ihren Daten ausschließlich auf Grundlage einer Berechtigung gewährt. Bei laufenden Bewerbungsverfahren handelt es sich dabei um die involvierten HR Business Partner der Personalabteilung, Interviewpartner und Führungskräfte des relevanten Fachbereichs und ggf. der zuständige Ausschuss (Betriebsrat, ggf. auch Schwerbehindertenvertretung). Die IT-Abteilung bietet technische Unterstützung und gewährleistet die Funktionalität des Bewerber-Management-Systems.
6.1 Auftragsverarbeiter
Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (s.g. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 4 Nr. 8, 28 DSGVO). Dazu gehören Dienstleister in den Bereichen IT, Telekommunikation und Business Services.
In diesen Fällen haben wir Auftragsverarbeitungsverträge mit den Dienstleistern abgeschlossen.
6.2 Weitergabe an Dritte
Soweit wir aufgrund vertraglicher oder gesetzlicher Bestimmungen, oder aufgrund einer Einwilligung dazu befugt sind, geben wir die oben genannten personenbezogenen Daten auch an andere Unternehmen weiter, welche die Daten in gemeinsamer Verantwortung verarbeiten (Art. 26 DSGVO).
Eine solche gemeinsame Verantwortlichkeit findet in den folgenden Konstellationen statt:
- Bewerbungsverfahren und HR,
- IT-Dienstleistungen.
In diesen Fällen haben wir Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit abgeschlossen.
Der Hauptinhalt dieser Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit ist die Regelung des Verantwortungsbereichs bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Beispielsweise ist jede Partei, gegen die Sie einen Anspruch geltend machen, für die Erledigung dieses Anspruchs verantwortlich. Jede Partei ist auch für die eigene Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung in Bezug auf die Begründung und Durchführung eines Arbeitsverhältnisses verantwortlich.
Darüber hinaus regelt die Vereinbarung die Verantwortung zwischen den für die Verarbeitung Verantwortlichen für die Fälle, in denen die Betroffenen ihre Rechte ausüben. Dies bezieht sich auf das Recht, personenbezogene Daten berichtigen oder löschen zu lassen oder die Verarbeitung einzuschränken.
7. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Übermittlung von Ihren personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation, findet nur statt, wenn dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung notwendig ist und die Voraussetzungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind.
Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist (Art. 45 DSGVO), geeignete Garantien vorliegen (vgl. Art. 46 DSGVO) oder eine anderweitige gesetzliche Erlaubnis besteht (vgl. Art. 49 DSGVO) und soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich sind. Ohne diese Daten kann der Bewerbungsprozess nicht in Gang gesetzt werden.
9. Automatische Entscheidungsfindung und Profiling
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling.
10. Rechte der betroffenen Person
10.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen wenden.
10.2 Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte an die in Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannten Stellen gerichtet werden. Andere Kosten als die Übermittlungskosten nach Basistarif entstehen Ihnen hierfür nicht.
10.3 Widerruf einer Einwilligung
Wenn Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, so können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Bitte richten Sie den Widerruf der Einwilligung an die in Ziffer 1. (Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten) genannte Stelle.
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, insbesondere gegen die DSGVO verstößt. Sie haben die Wahl sich in diesem Fall an die Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder der Ort des mutmaßlichen Verstoßes, zu wenden. Unabhängig von vorgenanntem Beschwerderecht nehmen wir auch Ihr Anliegen selbst entgegen (Kontaktdaten siehe Ziff. 1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten).